Czasy, kiedy smsy służyły wyłącznie do komunikacji prywatnej, dawno minęły. Dziś sms to po prostu kolejna metoda, za pomocą której kontaktujemy się z innymi. Czy w formalnej, biznesowej komunikacji jest miejsce na sms? Jak najbardziej, ale pod pewnymi warunkami.

Kiedy pisać sms?

Pamiętajmy, że sms w sytuacjach formalnych, biznesowych to uzupełnienie innych kanałów komunikacji (spotkanie, mail, rozmowa telefoniczna i na żywo). Nie powinien być stosowany jako główna metoda komunikowania się.

Oto sytuacje, kiedy wysłanie smsa będzie właściwe:

  • po rozmowie telefonicznej smsem potwierdzamy miejsce i godzinę umówionego spotkania,
  • w rozmowie telefonicznej obiecaliśmy szybkie przesłanie czyjegoś adresu mailowego, telefonu bądź innej ważnej informacji,
  • nie możemy się dodzwonić, a sytuacja wymaga pilnego kontaktu – smsem prosimy o jak najszybsze oddzwonienie.

Czy pora wysłania smsa jest istotna?

Z jednej strony zasady mówią przede wszystkim o telefonowaniu. Każdy (mam nadzieję) wie, że nie należy niepokoić nikogo bez ważnej przyczyny wieczorem czy w dni wolne. A jak z smsami? Stoję na stanowisku, że o ile możemy się obejść bez kontaktu, to nie wysyłajmy smsa wieczorem lub w wolny od pracy dzień. Bywało, że informacje na temat rozmów kwalifikacyjnych otrzymywałam wyłącznie smsem i to na przykład w niedzielę. Według mnie jest to zachowanie nieprofesjonalne – znacznie zręczniej byłoby wysłać maila bądź zadzwonić w godzinach ogólnie przyjętych.

Jak pisać sms?

Podczas pierwszego kontaktu lub w sytuacji, kiedy kontakt mamy rzadko, koniecznie się podpiszmy. Nie każdy ma zwyczaj zapisywać wszystkich numerów telefonu więc podpisanie się będzie wskazane. Nawet jeśli zapraszamy kandydata telefonicznie na rozmowę kwalifikacyjną i chcemy chwilę po jej zakończeniu potwierdzić dzień i godzinę smsem, wypada się podpisać :)

Reguły pisania takich smsów są podobne jak w przypadku maili. Tu też nie piszemy „witam” :)

Sms powinien być krótki i zwięźle opisywać sprawę.

 

Co z Messengerem?

Messenger stał się narzędziem komunikacji, które jest przez niektórych używane zamiast smsów. Uważam jednak, że w biznesie komunikowanie się przez tę aplikację powinno się odbywać tylko wtedy, kiedy obie strony to ustalą. Jeśli zatem chcemy przekazać coś naszemu klientowi czy kandydatowi do pracy, to nie wyszukujemy go na Messengerze (może pomyśleć, że go śledzimy w internecie). Oczywiście jeśli ustalimy z klientem czy kontrahentem, że Messenger będzie naszym kanałem komunikacji, to wszystko jest w porządku. Mimo to jednak jeśli nie musimy, nie piszmy w sprawach zawodowych w weekendy czy późnym wieczorem.

 

Zastanawiam się, czy i jakie macie doświadczenia z komunikacją via sms. Piszcie w komentarzach!

 

 

Przeczytajcie również: <<< Sztuka pisania e-maili>>>