Kiedy czytałam pierwsze w życiu poradniki dotyczące etykiety, porady na temat telefonowania były związane, co zrozumiałe, z telefonami stacjonarnymi. Dziś, kiedy stacjonarne aparaty mamy głównie w firmach i urzędach, reguły uległy pewnym modyfikacjom. Przyjrzę się dziś telefonicznej etykiecie.

Przedstaw się

Jeśli dzwonimy do kogoś, kto nie ma naszego numeru, to powinniśmy się przedstawić. W ogóle zawsze dzwoniąc w sprawie służbowej się przedstawiajmy, bo nie mamy pewności, czy rozmówca ma nasz numer zapisany. Przedstawiajmy się wyraźnie, pełnym imieniem i nazwiskiem oraz nazwą firmy, jeśli to konieczne. Przy okazji upewnijmy się, że dodzwoniliśmy się do właściwej osoby – służbowe numery telefonu mogą przechodzić z rąk do rąk.

Konkretnie i zwięźle

Jeśli mamy problem z rozmowami telefonicznymi choćby z powodu tremy czy stresu, wynotujmy sobie w punktach kwestie, które chcecie poruszyć. Rozmowa służbowa nie powinna być długa, więc jeśli mamy skłonność do dygresji, notatki nas zdyscyplinują. Nie będzie również nieuprzejmością, jeśli zaproponujemy przesłanie podsumowania rozmowy e-mailem. Wówczas będzie pewność, że wszystko jest zrozumiałe.

W jakich godzinach?

W sprawach służbowych nie dzwonimy przed godziną 9 oraz po 19, chyba że występują szczególne okoliczności lub wiemy, że możemy zadzwonić poza godzinami roboczymi. W weekendy oczywiście również unikamy telefonowania w sprawach zawodowych.

A jeśli nie odbiera?

Dzwonimy, czekamy z sześć sygnałów i rozłączamy się. Jeśli sprawa jest pilna, możemy się nagrać na pocztę głosową lub napisać sms, jednak nie dzwonimy kilka razy pod rząd. Najpewniej rozmówca nie może odebrać telefonu i jeśli zadzwonimy 15 razy, nic się nie zmieni. Oddzwoni, spokojnie.

Rozmowa w trybie głośnomówiącym

Zawsze przed przejściem w tryb głośnomówiący informujemy o tym rozmówcę, szczególnie kiedy są z nami inne osoby. Może się okazać, że rozmówca będzie chciał przekazać informacje przeznaczone wyłącznie dla nas.

Kiedy zrywa połączenie

Znacie to? Zrywa się połączenie i obie strony naraz próbują ponowić kontakt. Skutkiem czego nikt dodzwonić się nie może. Zasada jest jasna: oddzwania osoba, która dzwoniła poprzednio.

 

Kilka ważnych zasad:

  1. Nie rozmawiamy w środkach komunikacji miejskiej chyba że są to krótkie komunikaty typu “oddzwonię jak wysiądę”. Nie zdradzamy faktów ze swojego życia ani planów kwartalnych firmy kiedy jedziemy tramwajem/pociągiem.
  2. W muzeum/teatrze/kościele telefon wyciszamy lub wyłączamy, ale nie zostawiamy wibracji bo to irytuje innych tak samo jak dźwięk, albo nawet bardziej.
  3. Nie rozmawiamy przez telefon przy stole. Jeśli musimy koniecznie odebrać, przepraszamy współbiesiadników i odchodzimy w ustronne miejsce, by porozmawiać.
  4. Rozmowę kończy ten, kto zatelefonował.
  5. Jeśli pracujemy w jednym pomieszczeniu z innymi ludźmi, darujmy sobie “śmieszne” dzwonki. Ustawmy neutralny lub wyciszmy.

 

Ostatnia ważna :)) zasada: granie na czekanie wyszło z mody 10 lat temu. Odpuszczamy!