Kiedy czytałam pierwsze w życiu poradniki dotyczące etykiety, porady na temat telefonowania były związane, co zrozumiałe, z telefonami stacjonarnymi. Dziś, kiedy stacjonarne aparaty mamy głównie w firmach i urzędach, reguły uległy pewnym modyfikacjom. Przyjrzę się dziś telefonicznej etykiecie.
Przedstaw się
Jeśli dzwonimy do kogoś, kto nie ma naszego numeru, to powinniśmy się przedstawić. W ogóle zawsze dzwoniąc w sprawie służbowej się przedstawiajmy, bo nie mamy pewności, czy rozmówca ma nasz numer zapisany. Przedstawiajmy się wyraźnie, pełnym imieniem i nazwiskiem oraz nazwą firmy, jeśli to konieczne. Przy okazji upewnijmy się, że dodzwoniliśmy się do właściwej osoby – służbowe numery telefonu mogą przechodzić z rąk do rąk.
Konkretnie i zwięźle
Jeśli mamy problem z rozmowami telefonicznymi choćby z powodu tremy czy stresu, wynotujmy sobie w punktach kwestie, które chcecie poruszyć. Rozmowa służbowa nie powinna być długa, więc jeśli mamy skłonność do dygresji, notatki nas zdyscyplinują. Nie będzie również nieuprzejmością, jeśli zaproponujemy przesłanie podsumowania rozmowy e-mailem. Wówczas będzie pewność, że wszystko jest zrozumiałe.
W jakich godzinach?
W sprawach służbowych nie dzwonimy przed godziną 9 oraz po 19, chyba że występują szczególne okoliczności lub wiemy, że możemy zadzwonić poza godzinami roboczymi. W weekendy oczywiście również unikamy telefonowania w sprawach zawodowych.
A jeśli nie odbiera?
Dzwonimy, czekamy z sześć sygnałów i rozłączamy się. Jeśli sprawa jest pilna, możemy się nagrać na pocztę głosową lub napisać sms, jednak nie dzwonimy kilka razy pod rząd. Najpewniej rozmówca nie może odebrać telefonu i jeśli zadzwonimy 15 razy, nic się nie zmieni. Oddzwoni, spokojnie.
Rozmowa w trybie głośnomówiącym
Zawsze przed przejściem w tryb głośnomówiący informujemy o tym rozmówcę, szczególnie kiedy są z nami inne osoby. Może się okazać, że rozmówca będzie chciał przekazać informacje przeznaczone wyłącznie dla nas.
Kiedy zrywa połączenie
Znacie to? Zrywa się połączenie i obie strony naraz próbują ponowić kontakt. Skutkiem czego nikt dodzwonić się nie może. Zasada jest jasna: oddzwania osoba, która dzwoniła poprzednio.
Kilka ważnych zasad:
- Nie rozmawiamy w środkach komunikacji miejskiej chyba że są to krótkie komunikaty typu „oddzwonię jak wysiądę”. Nie zdradzamy faktów ze swojego życia ani planów kwartalnych firmy kiedy jedziemy tramwajem/pociągiem.
- W muzeum/teatrze/kościele telefon wyciszamy lub wyłączamy, ale nie zostawiamy wibracji bo to irytuje innych tak samo jak dźwięk, albo nawet bardziej.
- Nie rozmawiamy przez telefon przy stole. Jeśli musimy koniecznie odebrać, przepraszamy współbiesiadników i odchodzimy w ustronne miejsce, by porozmawiać.
- Rozmowę kończy ten, kto zatelefonował.
- Jeśli pracujemy w jednym pomieszczeniu z innymi ludźmi, darujmy sobie „śmieszne” dzwonki. Ustawmy neutralny lub wyciszmy.
Ostatnia ważna :)) zasada: granie na czekanie wyszło z mody 10 lat temu. Odpuszczamy!
Najnowsze komentarze